Как уменьшить размер файла Excel? Работа в Excel для начинающих
Опубликованно 20.09.2018 12:02
Видимо, многие пользователи, которые работают с значений в редакторе Excel, очень часто замечал, что иногда размер стойким или измененный файл может существенно увеличиваться, без видимых (как кажется) прав. Файлы могут раздуть до такой громкости, что с ними это не только неудобно работать, например, с точки зрения пересылки по электронной почте, а также выполнить любое действие в программе, что начинается невероятно замедлить. Давайте попробуем рассмотреть самые простые действия, которые позволяют снизить окончательный размер таблицы с общественностью, и мы исходим из понимания работы в Excel для начинающих. Некоторые методы могут показать достаточно сложным и трудоемким, так как средство для того, чтобы упростить их выполнение будет дано решений. Уменьшение размера файла Excel: основные направления действия
Поэтому, прежде чем принять решение о возможности изменения размера файла, таблицы, стараемся понять что может быть такого, что серьезно увеличивает занимаемое место на жестком диске или на съемном носителе. Как правило, для того, чтобы не говорить о некоторых конкретных аспектах, часто на окончательный размер, в высшей степени зависит от следующих факторов: устаревший формат файла; регистрация изменений для обмена файлами; бесполезно форматирование пустых ячеек (строк и столбцов); слишком большое количество записей-пометок; наличие в книге скрытые листы, предметы и имена; большое количество формул и отношений; большой размер вставленной диаграммы, и т. д.
Во время работы несколько ниже процедуры, вы помните, что они могут быть рассчитаны исключительно на версии Microsoft Excel 2007 и более поздних версий. Тем не менее, некоторые операции могут быть применены и в более старых пакетов, таких как редактирование 2003 года. Изменить формат файла для сохранения
Начнем с самых примитивных решений. Основы Excel для начинающих как раз касаются аспектов выберите формат, в котором сохраняется структура таблицы. Некоторые обычные пользователи, в частности те, кто предпочитает устаревшие версии пакета office, привыкли думать, что главным по умолчанию формат XLS. До некоторого времени так и было. Но этот тип файла, даже если он все еще используется, является безнадежно устаревшей. Вместо этого в качестве основного при сохранении в таблице представлен относительно новый формат XLSX, что по сравнению со старой имеет меньший размер.
Как уменьшить размер файла Excel, в этом случае, видимо, он уже все понял. Необходимо только при сохранении документа в поле тип выберите только формат XLSX.
Тем не менее, немногие знают, что программа имеет несколько «родных» форматов, и более интересным с точки зрения уменьшения размера, кажется, двоичный формат XLSB. Имеет размеры еще меньше.
Таким образом, при сохранении документа, вы можете выбрать. Но есть некоторые трудности. Обратите внимание, что в случае, если вы хотите произвести импорт данных из файла Excel, например, в программе «1С», двоичный формат книги, вы не можете использовать, потому что «1С» не поддерживается. Происходит обмен документов
Одной из основных проблем, которые обычно можно встретить на предприятиях или в офисах, является открытие в таблице совместного редактирования файла несколькими пользователями. В этом случае увеличение размеров-это тоже можно, но уже за то, что все операции редактирования содержимого таблицы, записываются в специальный реестр, который сохраняется в самом документе, является неотъемлемой частью.
В принципе, самый простой способ и логику решения будет закрытие общего доступа, но если это еще нужно, вы можете отключить запись.
В том же Microsoft Excel 2007 или любой другой версии редактора, вы можете сделать это через меню "рецензирование", в котором выбирается запись контроля доступа для того, чтобы забронировать номер, и через карточке товара отключить ведение журнала (по умолчанию, в нем сохраняются все действия в течение 30 дней). Как уменьшить размер файла Excel, сокращая поле работы?
Другая извечная проблема многих пользователей, является то, что они полностью забыли, что абсолютно все ячейки на листе или в книге, не нужны. Для комфортной работы нужны только те, в которых есть данные. Остальные при открытии или выполнении других операций пересчитываются автоматически, что приводит к снижению скорости работы. Определить конец диапазона, можно через приложение в Excel сочетания клавиш Ctrl + End, одинаковых для всех программ, типа офиса. В этом рама перемещается на последнюю ячейку и строку и столбец.
Если конец диапазона-это очень далеко по всем направлениям, выберите строки, расположенные ниже последней строки, которая содержит данные, а затем использовать сочетание клавиш Ctrl + Shift + стрелка вниз и удалить выбор, например, выбрав ПРАВОЙ соответствующую команду. Такая же процедура должна быть сделано с ненужных столбцов, но использовать горячие клавиши Excel со стрелкой вправо.
Примечание: пожалуйста, обратите внимание, что для того, чтобы использовать кнопку удаления можно. Это приведет только к чистке ячеек, а не для фактического удаления их самих. Выделить строки и столбцы, вы можете с помощью мыши с зажатой левой кнопке, переходя непосредственно на вертикальные и горизонтальные панели цифровыми или буквенными обозначениями ячеек. Перевести в Excel строки в столбцы и наоборот для удобства работы или просмотра информации не нужно, даже если здесь – по запросу. После выполнения всех действий файл должен обязательно поддерживать. Что делать с избытком форматирования?
Файл Excel размером очень большие, можно уменьшить и за счет удаления ненужного форматирования (применение различных шрифтов, заливки, стили, отступы, и т. д.), как и для пустых ячеек рабочего поля, и содержат данные. В этом случае, нужно выделить ячейки, а затем на вкладке главная в блоке инструментов редактирования в выпадающем меню выберите пункт очистка форматов. Удаление ревизии
Добавьте ненужные количество отзывов, книг, использование которых рекомендуется не всегда, также добавляет вес конечного файла. Для того, чтобы удалить все объекты данного типа, воспользуйтесь диапазона ячеек выберите вкладку обзор и запись для удаления. Если переоценка по какой-то причине нужно, лучше внести их в отдельный столбец и введите для каждой строки, если это необходимо. Удаление скрытых листов
Теперь посмотрим, как уменьшить размер файла Excel, из-за некоторых скрытых листов. Некоторые пользователи могут возразить по поводу их присутствия в книге. И что, если таблица создана не будет? То, что листы не отображаются в активных, это еще абсолютно не значит, что в книге не было, или не являются пустыми.
В такой ситуации производство и МЫШИ на ярлыке листа в нижней части окна и выберите в контекстном меню пункт «Показать». Аналогичная операция может быть выполнена, в разделе «Обучение». Если нужно, просто удалите все листы, в которых нет данных. Удаление формул и отношений
Наконец, вы переходите на более сложный вариант действий. Иногда стоит избавиться от использования в ячейках формул и отношений, заменив их на стандартные значения. Как уменьшить размер файла Excel? Для того, чтобы это сделать, достаточно выбрать диапазон строк или столбцов, а затем скопировать его в буфер обмена с помощью МЫШИ или Ctrl + C, после чего, не подсвечивается, через меню МЫШИ выберите вставку и использовать в настройках добавить пункт «Значения».
Такой метод, однако, достаточно неудобно в случае наличия в книге большое количество листов. Заменить все значения в редакторе Visual Basic (Alt + F11), написав небольшой макрос, представленный на рисунке выше. Даже в этом случае, чтобы произвести преобразование в Excel строки в столбцы не нужно. Это верно только в случае, если вам нужно изменить ориентацию таблицы для удобного просмотра или редактирования. Другой практической пользы от этих преобразований не существует.
Примечание: при использовании сводной таблицы, это также стоит отключить сохранение исходных данных непосредственно в файл, выберите вкладку данные, в таблице свойств. Удаление имен
Что касается присутствия ненужных имен, производить их просмотр возможен через приложение комбинации клавиш Ctrl + F3, однако, и могут быть скрыты.
Смотреть совершенно имена всех присутствующих, даже в этом случае, можно путем выполнения специальных макросов, как показано выше. После избавления от всего, что не нужно.
Если задача состоит в том, чтобы полностью удалить все имена и все листы, применить другой макрос.
Примечание: войти в игру с помощью макросов для автоматизации процессов обработки, не стоит, потому что их чрезмерное количество может значительно замедлять работу программы и увеличивает размер конечного файла. Устранение проблем с фотографий
Наконец, давайте разберемся, как уменьшить размер файла Excel с картинками. Такие мероприятия не помешают в том случае, если графические файлы, помещенные в таблице, имеют высокое разрешение и изначально имеют большие размеры. Самый простой вариант-это считается предварительно изменить размер и разрешение графических объектов в любом редакторе (хоть Paint), но этот метод при большом количестве фотографий выглядит очень трудоемкий, и действия, которые выполняются, требуют больше времени. В табличном редакторе вы можете использовать и собственные средства сжатия (рекомендуется уменьшить разрешение в диапазоне примерно 96-150 пикселей на дюйм). Для выполнения этих операций, вы можете использовать меню формат и выберите пункт сжатия, указав дополнительно, приложение, действий или выбранного объекта, или больше фотографий.
Как и в случае скрытых имен, невидимые изображения в макете выбранного удаляются из-за выполнения указанного выше макрос в редакторе VBA. Итого
В общем, это все, что вы можете сказать о том, как уменьшить размер файла Excel. Очевидно, что некоторые действия, для среднего пользователя они кажутся слишком сложными, другие просто не нужно. Но, как считается, самый простой способ и лучший вариант уменьшения размера, занимаемого значения объекта на жесткий диск, это самое нормальное сохранение в форматы, более новые (лучше в формате, потому что вряд ли обычный пользователь будет производить экспорт данных в какой-то другой конкретной программы). Остается сказать, что названия некоторых разделов меню, пункты подменю и команд, в зависимости от версии редактора, могут отличаться (или быть может вообще отсутствовать). Тем не менее, в большинстве последних изменений Excel все решения работают без проблем. Автор: Панику Оксана Викторовна 15 Июля, 2018
Категория: Техника
